CONSTITUTION DU CLUB DE TENNIS DE TABLE D’ALMA

 

Préambule : cette charte a pour but de définir le rôle de chacun dans le club et apporte des précisions sur le règlement intérieur. Elle doit permettre la bonne marche du club et aider les dirigeants, entraîneurs, athlètes et parents dans leur tâche respective. Cette charte est révisée et signée chaque année par les membres du bureau de direction, et est approuvée lors de l’assemblée générale annuelle.

Article 1 : NOM

Le nom du club sera temporairement le club de tennis de table d’Alma, et son sigle et son nom définitif lui seront attribués ultérieurement

Article 2 : PARTENAIRES

Le club sera affilié et sous la juridiction de la Fédération de Tennis de Table du Québec inc. ci-après dénommée F.T.T.Q., et tous les points sur lesquels le club n’aura pas statué devront être assujettis aux règles et aux règlements de cette corporation. Le club paiera à la FTTQ l’affiliation et l’assurance. Le club sera également affilié à Ville d’Alma par le biais de l’accréditation, c'est-à-dire qu’il fera la démarche pour s’incorporer d’ici le début de la saison d’automne 2009. Le club sera également affilié à l’Association régionale de tennis de table et paiera la cotisation annuelle, et l’ARTT lui fournira toute l’aide possible dans le recrutement et la formation des entraîneurs. Le club aura également un partenariat avec l’École secondaire Camille-Lavoie par le biais duquel l’école nous fournira gratuitement des aires de pratiques, et le club permettra à l’école d’utiliser le matériel de tennis de table pour les activités parascolaires.

Article 3 : BUTS ET OBJECTIFS

Les buts et objectifs du club de tennis de table d’Alma seront :

a)      Encourager, promouvoir et organiser le développement du tennis de table dans la municipalité et les environs d’Alma.

b)      Administrer et contrôler le tennis de table dans le territoire ci-haut mentionné.

c)      Recruter les instructeurs, entraîneurs et arbitres, ainsi que les dirigeants afin de voir à leur formation avec l’aide de la fédération.

d)      Entreprendre toutes les démarches en vue de développer et d’améliorer le tennis de table dans le territoire ci-haut mentionné (documentation, organisation de stages, de compétition, etc.).

e)      Respecter les buts et objectifs de l’Association régionale et ceux de la FTTQ.

Article 4 : MEMBRE

Toute personne de tout âge intéressée à jouer au tennis de table peut s’inscrire.

Article 5 : MEMBRE JOUEUR

Chaque joueur, affilié au club suite au paiement de sa cotisation pourra être légalement considéré comme membre du club et y recevoir les privilèges d’une bonne formation respectant les buts et objectifs mentionnés à l’article 3. Chaque joueur aura droit à 2 pratiques gratuites par an, après quoi il devra payer sa cotisation. Parmi les membres joueurs, on retrouvera deux volets distincts :

Les joueurs âgés de 11 ans et moins (volet Jeunes),

Les joueurs âgés de 12 ans et plus (volet Ado-Adultes).

Article 6 : COTISATION

Chaque joueur âgé de 17 ans et moins devra payer une cotisation de joueur de 30 $ par session. Chaque joueur âgé de 18 ans et plus devra payer une cotisation de 40 $ par session. Une session dure 15 semaines à raison de 2 pratiques par semaine. Les membres du bureau de direction qui donneront également de la formation ou de l’aide lors des pratiques (au moins 10 fois par session) n’auront pas à payer la cotisation de 30 $ ou de 40 $.

Article 7 : MEMBRE VOTANT

Chaque joueur âgé de 14 ans et plus, affilié au club suite au paiement de sa cotisation sera légalement considéré comme membre votant lors des assemblées. De même, toute personne non joueuse âgée de 18 ans ou plus, intéressée à s’impliquer dans les activités du club, peut devenir membre votant en payant une cotisation symbolique de 5.00 $ par année.

Article 8 : ADMINISTRATION

Le club de tennis de table d’Alma sera administré par un bureau de direction, dont la fonction est de voir au bon déroulement des activités du club. Ce sont ces personnes âgées de 16 ans ou plus qui ont reçu, lors de l’assemblée générale, le mandat de gérer le club, tant le financement que le recrutement, le contenu pratique et les autres activités.

Article 9 : FONCTION DES OFFICIERS DU BUREAU DE DIRECTION

Les officiers membres du bureau de direction du club de tennis de table d’Alma devront être de 5 à 7 personnes, mais idéalement au nombre de 7, et une personne ne pourra cumuler plus de 2 fonctions. Il devra y avoir un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un directeur à la publicité et aux communications, un directeur responsable du matériel et un directeur à l’entraînement. Les rôles de chacun sont définis comme suit :

a)      Le président :

a.       Voit au bon fonctionnement du club;

b.      S’occupe des relations avec les autres clubs, la Fédération, la ville, etc.;

c.       Préside les réunions et autres activités;

d.      Est cosignataire des chèques des comptes du club;

e.       Présente son rapport annuel à l’assemblée générale.

b)      Le vice-président :

a.       Seconde le président dans ses fonctions et le remplace en cas d’absence;

b.      Est le cosignataire remplaçant des chèques du compte du club;

c.       S’assure de la présence des membres aux réunions.

c)      Le trésorier :

a.       Voit aux finances du club;

b.      Effectue la tenue de livre;

c.       Complète les demandes de subventions;

d.      S’occupe de facturer les débiteurs éventuels;

e.       Effectue une vérification régulière des dépenses et des revenus;

f.        Présente un état des revenus et dépenses à l’assemblée générale;

g.       Présente une prévision budgétaire à l’assemblée générale;

h.       Est le cosignataire des chèques du compte du club.

d)      Le secrétaire :

a.       Rédige les avis de convocation et les procès-verbaux et les transmet par courriel aux membres;

b.      Tient à jour la liste des membres du bureau de direction et la durée de leurs mandats;

c.       Reçoit et trie la correspondance, la présente en réunion et y répond au besoin;

e)      Le directeur à la publicité et aux communications :

a.       Met à jour le site internet du club;

b.      Émet et envoie les communiqués de presse et autres articles de presse;

c.       Assure la visibilité du club;

f)        Le directeur responsable du matériel :

a.       Voit à l’entretien et au bon fonctionnement du matériel, prépare au besoin les commandes de matériel, s’assure du rangement du matériel dans un lieu sécuritaire et accessible.

g)      Le directeur responsable de l’entraînement :

a.       Établit le calendrier des pratiques en collaboration avec l’école qui nous héberge;

b.      S’assure de la présence d’au moins 2 membres du bureau de direction à chacune des pratiques;

c.       Prend les présences lors des pratiques;

d.      Contacte l’Association régionale et la Fédération pour organiser une formation d’entraîneur lorsque le besoin s’en fait sentir;

e.       Voit à la bonne marche des pratiques et au respect des horaires;

h)      Tâche commune à tous les membres du bureau de direction :

a.       Acceptent par écrit leur mandat, et y mettent fin également par écrit;

b.      Participent à la campagne de financement;

c.       Participent à l’organisation de tournoi à l’extérieur ou en tant qu’hôtes.

Article 10 : DURÉE DES MANDATS

La durée des mandats des officiers sera de 2 ans et aucun mandat ne pourra être renouvelé plus d’une fois. Afin de permettre au club de ne pas changer le conseil d’administration en entier en même temps, il est convenu qu’à la deuxième assemblée générale annuelle, trois mandats seront exceptionnellement échus prématurément. Ce seront ceux de vice-président, de trésorier, et de directeur au matériel.

Article 11 : ÉLECTIONS

Les officiers du club de tennis de table d’Alma devront être élus par les membres présents à la première assemblée générale annuelle qui aura lieu entre le 1er et le 30 juin 2009. Dans l’intérim, le comité fondateur procède à des élections : Il est proposé par Rachel Crevier et appuyé par Michaël Plourde que Bernard Tremblay soit élu à la présidence. Il est proposé par Bernard Tremblay et appuyé par Rachel Crevier que Alain Dessureault soit élu à la vice-présidence. Il est proposé par Alain Dessureault et appuyé par Bernard Tremblay que Rachel Crevier soit élu au poste de secrétaire. Il est proposé par Alain Dessureault et appuyé par Rachel Crevier que Michaël Plourde soit élu au poste de trésorier. Il est proposé par Alain Dessureault et appuyé par Anthony Dahl que Michaël Plourde soit élu au poste de directeur à la publicité et aux communications. Il est proposé par Bernard Tremblay et appuyé par Alain Dessureault que Nicol Tremblay soit élu au poste de directeur au matériel et que Christopher Girard soit adjoint au matériel. Il est proposé par Michaël Plourde et appuyé par Rachel Crevier que Anthony Dahl soit élu au poste de directeur à l’entraînement. Toutes les propositions sont acceptées.

ADOPTÉ À L’UNANIMITÉ

Article 12 : ASSEMBLÉES DU BUREAU DE DIRECTION

1.      Le quorum lors de ces assemblées est de 50 % plus un (1) des officiers élus.

2.      Le comité devra se réunir 4 fois par an en tant que bureau de direction et aussi souvent que nécessaire en tant que comité exécutif.

3.      Un avis écrit ou courriel devra parvenir à chaque membre au moins trois (3) jours avant la date de la réunion. Un rappel téléphonique devra également leur être fait.

Article 13 : ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES DES MEMBRES

L’assemblée générale annuelle des membres votant décrits ci-haut du club se tiendra au mois de juin de chaque année. La convocation devra parvenir aux membres au moins 7 jours avant la réunion. Le quorum sera les membres présents. À cette assemblée, l’agenda sera :

a)      Présentation et adoption des rapports

b)      Présentation des prévisions budgétaires pour la prochaine année;

c)      Élection des officiers du club de tennis de table d’Alma pour l’année financière suivante ;

d)      Nomination des délégués du club de tennis de table d’Alma au sein de l’Association régionale (2 délégués), et de toute autre organisation en partenariat avec le club;

e)      Adoption des modifications à la charte;

f)        Varia.

Article 14 : ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES

Les assemblées générales spéciales des membres votant du club de tennis de table d’Alma pourront être convoquées en tout temps par décision du bureau de direction du club, ou à la requête écrite d’au moins (5) membres votants du club. La personne présidente doit convoquer cette réunion dans les 10 jours de la réception de cette requête.

Article 15 : POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Le bureau de direction du club de tennis de table d’Alma a plein pouvoir d’administration et de gestion du club en autant que les décisions, actes d’administration et de gestion du club ne viennent pas en contradiction avec les règlements du club.

Le bureau de direction a comme pouvoirs et devoirs :

a)      Nominer des sous-comités ou nommer des personnes pour la réalisation de tâches spéciales ou spécifiques ;

b)      Surveiller l’encaissement des honoraires et des déboursés d’argent s’il y a lieu ;

c)      Définir et expliquer toutes les dispositions de constitution, des statuts, des règlements, etc. ;

d)      Négocier des ententes avec d’autres organismes pour des affaires d’intérêts mutuels ;

e)      Répondre aux demandes de l’Association régionale et de la Fédération ;

f)       Être un support moral et source de motivation pour tous les membres du club de tennis de table d’Alma

Article 16 : EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier du club de tennis de table d’Alma se termine le 31 mai de chaque année. La principale source de financement devra provenir d’une campagne de financement ou de recherche de commanditaires ou de subventions, et les autres sources de financement seront les cotisations des membres et les revenus de tournois.

Article 17 : COMPORTEMENT DES JOUEURS

Le club ayant pour principal but le développement et la promotion du tennis de table et de ses joueurs, dans un esprit sportif et de saine compétition, les règles de conduite suivantes devront être appliquées par tous :

a)      Le respect des horaires de pratiques;

b)      La tenue en tout temps se doit d’être décente tout en étant légère et confortable pour le sport;

c)      Tous les membres se doivent d’adopter un comportement correct, de respecter les autres joueurs et les entraîneurs; (mauvais langage ou sacre non toléré)

d)      Si une sortie est organisée, les joueurs intéressés à y participer devront se procurer les sommes nécessaires, soit par leurs moyens personnels ou par financement tels vente de chocolat ou autres;

e)      En situation de match, le partenaire en face ne devra jamais être considéré comme un ennemi, mais comme un adversaire qui essaie de faire de son mieux pour vaincre, lui aussi, et qui, après tout, est là en premier lieu pour s’amuser.

Article 17 : POLITIQUE DE REMBOURSEMENT

À moins d’un cas spécial décidé en bureau de direction, il n’y aura aucun remboursement après la 6e semaine de pratique. Avant cette date, le remboursement sera proportionnel au nombre de semaines écoulées.

Article 18 : SIGNATURE

Chaque année, lors de l’exécutif précédent l’assemblée générale annuelle, les officiers feront une lecture de cette charte, et s’ils décident de changer certaines règles, ou d’en ajouter, ces modifications devront être présentées pour approbation à l’assemblée générale et la charte devra être signée à nouveau par tous les membres du bureau de direction;

 

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Signée à Alma le : ______________________________